Comment pouvez-vous communiquer efficacement les changements aux fournisseurs touchés par l’annulation soudaine d’un événement ?

1 Préavis immédiat

Dès que vous savez qu’un événement est annulé, informez rapidement vos fournisseurs. Le temps presse, car ils doivent interrompre les préparatifs et éventuellement atténuer les pertes. Un appel téléphonique direct est le moyen le plus immédiat de communiquer des nouvelles urgentes. Il transmet la gravité de la situation et permet une conversation bidirectionnelle instantanée. Après l’appel, faites un suivi avec un courriel détaillé confirmant l’annulation et toute information pertinente discutée au téléphone.

2 Explication claire

Lorsque vous informez les fournisseurs de l’annulation, offrez une explication claire et concise des circonstances qui ont mené à cette décision. Évitez le jargon et soyez honnête sur les raisons, qu’elles soient dues à des conditions météorologiques imprévues, à des problèmes de sécurité ou à d’autres problèmes critiques. Cette transparence permet d’établir la confiance et la compréhension avec vos fournisseurs, qui peuvent également être confrontés à des perturbations en raison de l’annulation.

3 Approche empathique

Abordez la conversation avec empathie, en reconnaissant les inconvénients et l’impact financier potentiel que l’annulation peut avoir sur vos fournisseurs. Reconnaissez leurs efforts et le travail qu’ils ont déjà accompli. Cette approche empathique peut grandement contribuer au maintien d’une relation positive malgré les circonstances malheureuses. Cela montre que vous appréciez leur partenariat et que vous êtes attentif à leur situation.

4 Offrir de l’aide

Proposez d’aider vos fournisseurs à faire face à l’impact de l’annulation. Il peut s’agir de les aider à trouver d’autres possibilités ou de leur fournir des informations sur toute indemnisation à laquelle ils pourraient avoir droit. En offrant un soutien, vous démontrez un engagement envers vos fournisseurs au-delà de la relation transactionnelle, ce qui peut être inestimable pour les collaborations futures.

5 Maintenir la communication

Gardez les lignes de communication ouvertes avec vos fournisseurs après la notification initiale. Mettez-les à jour avec tout nouveau développement ou changement qui pourrait les affecter. Des mises à jour régulières montrent que vous gérez la situation activement et que vous tenez compte de leurs intérêts. Cette communication continue est la clé d’une approche collaborative pour résoudre tout problème découlant de l’annulation.

6 Planification future

Enfin, discutez des opportunités futures avec vos fournisseurs. Si l’événement est reprogrammé, assurez-vous qu’ils sont prioritaires pour fournir leurs services à la nouvelle date. Cela permet non seulement de sécuriser leurs services pour des événements futurs , mais aussi d’atténuer les pertes qu’ils auraient pu subir en raison de l’annulation. C’est une façon de montrer votre engagement envers vos fournisseurs et de valoriser leur contribution à vos événements.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?