officier état civil H/F (Réf. BAHBF)

Catégorie : C

Direction : Démarches Droit et Document

Service : État Civil Élections

MISSIONS

Instruire les demandes présentées au guichet relevant de la compétence du service, en front office et en back office

• titres d’identité
• recensement citoyen
• mutation de licence débits de boissons, syndicats professionnels
• inscription sur les listes électorales
• attestations d’accueil
• enregistrement et transcription : naissances, mariages, décès
• mise à jour des actes
• livrets de famille
• délivrance d’actes
  
  

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gérer l'accueil physique et téléphonique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée ;

Instruire les demandes des usagers au guichet ; A raison de 50 % du temps de travail

Assurer le traitement des dossiers, donc la vérification et la saisie de documents ;

Remettre aux usagers les titres, pièces, ou actes demandés en matière d’affaires générales/identité/état-civil ;

Recevoir les déclarations et établir les actes d’état civil ;Gérer l’archivage des dossiers ;

Établir les dossiers de mariage ;Tenir administrativement les registres d’état civil.

Gérer l’archivage des dossiers ;

Participer aux dimanches d’élections et aider à la préparation des scrutins ;

Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ;

Contribuer à l’intégration des nouveaux agents ;

Représenter l’image de la collectivité.

MOYENS

Matériel bureautique ;

Progiciels spécifiques, logiciels libre office ;

Technologies de l’information et de la communication, presse spécialisée ;

Un standard téléphonique.

CONDITIONS D’EXERCICE

Déplacements occasionnels afin de gérer des prestations à domicile ou sur autorisation du procureur (état-civil) ;

Devoir de réserve ;Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie ;

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité ;

Positionnement sur un pôle thématique par roulement ;

Participation, par roulement, aux permanences du jeudi jusqu’à 19h00 au plus tôt et du samedi de 9h00 à 12h00 au plus tôt ;

Assister l'élu lors des cérémonies de mariage en semaine, le samedi matin et après-midi

Participation à la préparation des élections ;

Participation aux jours d’élections le dimanche de 7h00 à minuit au plus tôt ;

Positionnement sur la mairie annexe des Blancs Vilains en fonction des besoins du service ;

Positionnement au bureau d'état civil de hôpital André Grégoire en fonction des besoins de service

Contact avec la Préfecture (en l’absence du référent de pôle) ;

Code vestimentaire adapté à la réception du public ;

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des actes.

Savoirs

Connaissance de la législation/réglementation en rapport avec ces procédures :

• Droit de la nationalité ;
• Procédures administratives de délivrance des titres d’identité ;
• Droit électoral ;
• Informations générales relatives à l’état civil (IGREC) ;
• Conventions internationales sur la délivrance des actes ;
• Règles communes à la rédaction des actes d’état civil ;
• Procédures administratives de délivrance des actes civils ;
• Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants ;
• Législation sur l’autorité parentale et transmission du nom ;
• Notions de généalogie ;
  
  

Procédures internes de gestion des prestations ET de fonctionnement du service ;

Connaissance de l’environnement territorial et des procédures administratives ;

Progiciels de gestion des prestations affaires générales/identité/élections/état-civil ;

Logiciels de bureautique ;

Vocabulaire professionnel du service ;

Communication orale et écrite ;

Procédures internes de gestion des prestations ET de fonctionnement du service ;

Connaissance de l’environnement territorial et des procédures administratives ;

Progiciels de gestion des prestations affaires générales/identité/élections/état-civil

Logiciels de bureautique ;

Vocabulaire professionnel du service ;

Communication orale et écrite ;

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.) ;

Techniques de recherche documentaire.

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier ;

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser ;

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse, gestion du conflit, empathie, prise de recul, gestion du stress ;

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques, réactivité.

Savoir faire

Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour...) ;

S’exprimer clairement et reformuler la demande ;

Accueillir et renseigner les usagers dans les domaines affaires générales/élections/identité/état-civil ;

Recevoir Et Prendre Acte De La Déclaration Relative à L’état-civil (naissance, Décès....) ;Rechercher Des Informations, Notamment Réglementaires ;Plus Spécifiquement En Matière D’état-civil

• signaler le caractère inopportun d’un prénom ;
• expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte civil ;
• expliquer l’indivisibilité du nom ;Comprendre et mettre en œuvre la réglementation applicable ;
  
  

Vérifier la validité des informations traitées, notamment par le contrôle de l’authenticité des attestations fournies ;

Rédiger des documents administratifs, donc établir des attestations/certificats ET des actes d’état-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès..) ;

Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;

Saisir des documents de formes et de contenus divers ;

Gérer et actualiser une base d'informations (syndicats professionnels, objets trouvés, etc.)