Dans le cours : Mesurer les performances d’équipe

Concevoir des rapports et des tableaux de bord

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Concevoir des rapports et des tableaux de bord

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Un système de reporting simple et efficace facilite la gestion des performances. Mais les rapports peuvent rapidement devenir incontrôlables et doivent faire l’objet d’une gestion rigoureuse. Les métriques doivent être choisies avec soin. Face à de trop nombreux chiffres et informations, il est possible de ne plus savoir où donner de la tête. Avant de concevoir un rapport, tenez compte des principes de la mesure. Tout rapport doit permettre de répondre à ces 5 questions. Quelle est la finalité de la mesure ? Quelle source de données sera utilisée ? Comment sera calculée la métrique ? Quelle sera la fréquence de mesure et qui étudiera la métrique ? À un moment, j’ai pris la tête de l’équipe en charge du reporting pour notre division. J’ai demandé au chef d’équipe de me donner une copie de tous les rapports publiés régulièrement. Il a ouvert de grands yeux et m’a dit : « Tu veux tous les rapports ? » Je lui ai dit que oui, je les voulais tous. Il m’a ramené une pile de documents qui faisait au moins 15 cm de haut. Je lui ai demandé ce que c’était. Il m’a dit : « Voilà tous les rapports que nous publions régulièrement. » J’ai répondu : « On ne peut pas continuer comme ça. Voici ce que tu vas faire : concentre-toi sur les rapports vraiment utiles. Les autres n’ont pas besoin d’être envoyés aujourd’hui. » Il m’a dit : « Mais, je vais avoir des problèmes. » Je lui ai répondu que je m’en occuperais. Il a envoyé les 5 rapports et nous avons attendu. Je voulais voir qui allait se manifester et quels rapports seraient réclamés. Nous avons reçu beaucoup de plaintes. Nous avons répondu qu’il s’agissait d’un oubli et que ces rapports seraient envoyés immédiatement. Nous avons fait la même chose le lendemain. Certains des rapports que nous n’avions pas encore envoyés nous ont été réclamés et nous les avons envoyés. Au bout d’une semaine, nous savions clairement quels rapports étaient nécessaires et quels rapports étaient inutiles. Nous avons donc arrêté de rédiger et d’envoyer les rapports non réclamés. L’équipe a gagné beaucoup de temps, qu’elle a pu consacrer à l’analyse des données que nous recevions. Les tableaux de bord vous permettent de mieux gérer vos ressources. Ainsi, au lieu de calculer des métriques qui n’intéressent personne, vous pouvez analyser des informations. Vos rapports répondent-ils aux 5 questions de la mesure ? Si la réponse est non, envisagez d’abandonner ces rapports pour vous consacrer à des tâches plus stratégiques.

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