Bruk av videomøter

På grunn av koronaviruset bruker mange nå videomøter for å kommunisere med kunder, kollegaer, andre kontakter, venner og familie. Hvilke muligheter finnes, og hva du må tenke på før du setter i gang? Og er det fritt frem for å bruke videokonsultasjoner i helsevesenet?

Hva skal du bruke verktøyet til?

Før du velger videomøteverktøy er det viktig å bestemme deg for hva du skal bruke det til. Små og mellomstore virksomheter som trenger dette som en erstatning for fysiske møter, må vurdere andre ting enn privatpersoner som skal bruke dette for å holde sosial kontakt med venner og familie. Det siste er mye enklere å komme i gang med enn det første, men begge deler er mulig for alle å få til og vil gi god verdi i hverdagen for de fleste av oss.

Denne veilederen er først og fremst beregnet på dere som skal bruke dette i jobbsammenheng. Den gir oversikt over noen løsninger som finnes, og hva dere bør vurdere før dere tar i bruk disse løsningene til jobbmøter.

Vi starter likevel med en kort innføring i de viktigste muligheter som finnes for privat bruk av videosamtaler, og hvordan dere kommer i gang med å bruke disse.

For privatpersoner

Mens bedrifter må tenke over blant annet personvern og krav til sikring av informasjon kan du som privatperson gjerne ta i bruk enkle og utbredte løsninger som for eksempel Facebook Messenger eller Skype. Dette er løsninger som fungerer svært bra, men de er ikke beregnet for bruk i jobbsammenheng.

Her finner du gode veiledere for hvordan du kommer i gang med å bruke disse tjenestene:

Ekstern veiledning: Hvordan kommer jeg i gang med Skype?
Ekstern veiledning: Forklaring av menyikoner og symboler i Skype
Ekstern veiledning: Hvordan kan jeg videochatte med en person eller en gruppe i Messenger?

Dersom du av ulike årsaker ikke kan ta i bruk en bedriftsløsning er det mulig å også bruke en av disse i jobbsammenheng. Det krever i så fall at du setter deg inn i og vurderer de elementene vi beskriver i neste avsnitt av denne veilederen «anbefalinger for sikkerhet og personvern». Det er også viktig at du kun bruker denne løsningen er midlertidig.

For bedrifter: Sørg for å ivareta sikkerhet og personvern

Som bedrift er dere forpliktet til å ivareta personvernet til både kunder, samarbeidspartnere, egne ansatte og andre dere har videomøter eller skal kommunisere med ved hjelp av verktøyet. Ønsker dere å ta i bruk en videomøteløsning, men er usikker på om dere kan gjøre det og samtidig ivareta personvern på riktig måte? Gå inn på nettsiden til leverandøren, og finn «personvernpolicyen» (som oftest finner du en lenke nederst på nettsiden). Se gjennom policyen etter en e-postadresse eller en link til en kontaktside. Ta kontakt med leverandøren med alle spørsmål du har.

Merk at mange videomøteløsninger støtter åpne møter, dette er møter som hvem som helst kan bli med i. Som oftest vil kun de som får tilsendt en invitasjonslenke delta, men i teorien er det ingenting som stopper alle andre fra å delta også. Det finnes enkelte som utnytter dette, f.eks. i fenomenet kjent som «Zoom-bombing». Sørg derfor alltid for å gå gjennom innstillingene i videoløsningen, og begrens tilgangen til møter så mye som mulig uten at det går utover evnen til å gjennomføre møtet.

Generelt anbefaler vi bedrifter som bruker videomøter som en midlertidig løsning i koronatidene, til å ikke bruke chatten i videomøteløsningene, og til å heller ikke dele filer eller bilder gjennom videomøteløsningene. Det er fordi det i mange tilfeller er uvisst hvor lenge slikt lagres, hvor det lagres, og hvordan. Denne bruken kan derfor få konsekvenser for sikkerhet og personvern.

For bedrifter: Hvilke videomøteløsninger kan man velge mellom?

Det finnes mange løsninger for videomøter som er tilpasset ulike behov hos brukerne. Noen tjenester leveres av norske leverandører, noe som vil være viktig for de som har sikkerhetskrav om at all data skal prosesseres og lagres i Norge.
For andre kan det være viktigere at løsningen de velger er gratis. Noen ser først og fremst etter en mye brukt og godt utprøvd løsning, som brukes av mange forskjellige bedrifter.

Her er en oversikt over løsninger for bedrifter som er gratis:

  • Cisco WebEx (gratis for opptil 100 deltagere pr møte)
  • Zoom (gratis for opptil 100 deltagere, begrensning på 40 minutter på møter med flere deltakere)
  • Whereby (gratis for opptil 4 deltagere pr møte)
  • Microsoft Teams (gratis kun i den perioden som er knyttet til spredning av koronavirus). Alle som allerede betaler for Office365 har allerede Teams «gratis».
  • Crypho (opptil én gruppe deltakere, ikke for video og tale)

Her er en oversikt over norske løsninger:

Det stilles strengere krav til bruk av videomøter i helsevesenet. Det er fordi informasjonen som behandles ofte faller inn under særlige kategorier av personopplysninger (tidligere kalt sensitive personopplysninger). Sektoren er derfor også underlagt egne lover for sikkerhet og personvern. Vi har laget en oversikt over løsninger som allerede er i bruk innen helsevesenet. (Kilde: E-helsedirektoratet.)

Spesiell vurdering av Microsoft Teams

Helsepersonell som allerede har Office365 kan benytte Microsoft Teams til videomøter. Dette er en godt utbredt løsning, men den er ikke tilrettelagt for bruk i helsetjenesten. E-helsedirektoratet anbefaler derfor at innstillingene i løsningen settes opp etter beskrivelsen i veiledningen «Microsoft Teams for helsepersonell – Steg for steg» settes opp før Teams benyttes til videokonsultasjon med pasienter.

Microsoft Teams for helsepersonell – Steg for steg (ekstern PDF)
Rutine for sikker bruk Skype og Teams til videokonsultasjon (ekstern PDF)

Kontakt din IT-leverandør om du ønsker å komme i gang med Microsoft Teams.

 

Liste over videomøteløsninger for bedrifter

Denne listen er basert på en liste utarbeidet av Advokatforeningen.

Cisco WebEx

Amerikansk løsning med mye funksjonalitet og muligheter for integrasjon med andre løsninger og utstyr.

Gratis/betaling: Gratis med opptil 100 deltakere per møte, og uten begrensning i møtetid. Mer funksjonalitet er tilgjengelig i betalt løsning.

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Det må installeres programvare på datamaskin for å delta i kommunikasjon.

Sikkerhet og personvern: Gjester må legge igjen blant annet epostadresse for å delta i kommunikasjon. Løsningen har omfattende sikkerhet med blant annet. ende-til-ende kryptering.

Les mer om sikkerheten på Cisco WebEx nettside.
Data blir lagret i datasentre innenfor EØS, men brukerdata med videre blir lagret i USA. Les mer om sikkerheten her.
Mer informasjon: https://www.webex.com/

Confrere

Norsk selskap med løsning spesialisert for 1-til-1 kommunikasjon. Kan blant annet. sikre at mottaker er rette vedkommende med bruk av tilgang med BankID. Sikker løsning med ende-til-ende kryptering.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved å bruke tilsendt lenke.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere informasjon for å delta i kommunikasjon. Skal være en svært sikker løsning som er brukt innenfor helse. Les mer om sikkerheten her.

Mer informasjon: https://confrere.com/no/

Google Hangouts Meet

Rask og enkel løsning fra Google. Er en del av Google G Suite.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må registrere seg (må ha Google-konto) for å delta i kommunikasjon. Google har omfattende sikkerhetstiltak, men data lagres i USA om det ikke bes om at data kun skal lagres innenfor EØS-området.

Mer informasjon: https://gsuite.google.no/intl/no/products/meet/

Microsoft Teams

Microsoft Teams er en sikker, skalerbar løsning med det som er nødvendig av funksjonalitet. Alle data lagres på servere innenfor EØS-området.

Gratis/betaling: Betaling. (Teams er gratis akkurat nå mens vi er under tiltak for å hindre spredning av korona-viruset)

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt lenke.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg eller legge inn opplysninger for å delta i kommunikasjon. Microsoft er kjent for å være blant de ledende i verden på sikkerhet, og Microsoft Teams er trolig blant de sikreste løsningene som kan benyttes. Data lagres innenfor EØS-området. Les mer om sikkerheten her.

Pexip

Pexip er en løsning fra et norsk selskap som både gir mulighet til å installere løsningen selv eller få den levert fra Pexip via deres forhandlere. Løsningen kan integreres mot en rekke andre løsninger og utstyr.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Tjenesten er ende-til-ende kryptert. Les mer om sikkerheten her.

Mer informasjon: https://www.pexip.com/video-meetings

Whereby

Whereby er en norsk løsning som har som fremste mål å lage en enkel og rask løsning. Løsningen er meget enkel å komme i gang med, og er rent web-basert.

Gratis/betaling: Gratis for opptil 4 deltakere i videokommunikasjon. Finnes også betalingsløsning for opptil 12 eller flere deltakere.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt lenke.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg for å delta i kommunikasjon. Whereby har ende-til-ende kryptering, og samtaler og video lagres ikke. Whereby er en tjeneste som søker å lagre minst mulig personopplysninger. Les mer om sikkerhet og personvern her.

Mer informasjon: https://whereby.com/

Crypho

Crypho har norske eiere og er utviklet i Norge. All drift skjer i Norge, og ingen data forlater landet. Crypho er opprinnelig basert på sikker chat, men er utvidet til å dekke videokommunikasjon også.

Gratis/betaling: Gratis for opptil én gruppe deltakere (men ikke for video og tale). Finnes også betalingsløsning for flere deltakere.

Plattformer: Alle (web), samt apper for nettbrett og mobiltelefon. Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må registrere seg for å delta i kommunikasjon. Crypho har ende-til-ende kryptering, og samtaler og video lagres ikke. Les mer om sikkerheten og personvernet her.

Mer informasjon: https://www.crypho.com/

Zoom

Zoom er en amerikansk løsning med mye funksjonalitet og løsninger, samt integrering mot mange løsninger.

Gratis/betaling: Gratis for opptil 100 deltakere i videokonferanse, men begrensning på 40 minutter på møter med flere deltakere. For møter på maks. 2 deltakere er det ingen tidsbegrensning. For bruk ut over disse begrensningene finnes det betalingsløsninger.

Plattformer: Programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin (ikke web). Både arrangør og gjest må installere programvare for å bruke løsningen.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg for å delta i kommunikasjonen, men må installere programvare. Kryptert kommunikasjon, men ikke ende-til-ende-kryptering. Data lagres i USA. Behandling av personopplysninger oppgis å følge GDPR. Les mer om sikkerheten her. Les mer om personvernet her.

Mer informasjon: https://zoom.us/